אם זה ערב התרמה- איך זה שיצאתי בהפסדים?

לפני תקופה, פנו אליי מנהלי מוסד ותיק ומוערך ובפיהם שאלה: הם ערכו ערב התרמה (‘דינר’) למוסדם הייחודי, אך בסיכום הערב (ובסיכום תקופה של עבודה נון-סטופ סביב השעון) התברר, כי סך הוצאות הערב עלה בעשרות אלפי שקלים על פני ההכנסות, ומה שנותר להם מערב זה היו: תשישות, שחיקה, עגמת נפש ומינוס ענק בתקציב השנתי של הארגון.

לשאלותיי, האם הערב היה ערב התרמה או ערב היכרות עם המוסד, ואולי היה מדובר באירוע הוקרה לאחד התורמים? נעניתי, כי המטרה העיקרית הייתה ערב לגיוס תרומות גבוהות עבור העמותה. בשיחה עמוקה יותר הבנתי, כי הערב נקבע חודש מראש, מנכ”ל העמותה העסוק ממילא- היה אחראי על כל הפרויקט, לא היה סינכרון בין המערכות השונות, ובפרק הזמן הקצר שנקבע לאירוע- בלתי אפשרי היה לגייס תרומות וחסויות.

בכדי להפיק ערב התרמה נושא רווחים- חייבים לזכור כמה כללים עיקריים חשובים:

דינר

1. מילת המפתח: קשרים
המילה קשרים מהווה, מבחינתי, את מילת המפתח לכל נושא גיוס המשאבים. זו מילת צופן שמעניקה את ההסבר לכך, שגם ארגון קטן ולא מוכר בציבור הרחב- מגיע למצב שבו אנשים ידוענים מוכנים ‘לתת את נשמתם’ עבור שותפות בערב ההתרמה.

איך מאתרים את אותם הקשרים? ראשית- מתחילים מ’הבית’. בודקים למי מהעובדים בארגון יש קשר עם אישיות חשובה. יתירה מכך- בודקים, האם יש מישהו מהמשתמשים בשירותי הארגון שיש לו מה ‘להביא עמו’ לערב ההתרמה: כישרון, יכולת פיננסית או קשרים עם אח”מים נוספים. מניסיוני כעוסקת בתחום גיוס המשאבים כמעט שני עשורים- הרי שדווקא אנשים שמכירים אותנו או את פעילותנו מתחברים ביתר שאת לפעילות העמותה, ומתוך החיבור האישי- נעשה החיבור עבור פעילות הקודש של הארגון.

2. הצבת מטרה ומיקוד
מטרת אירוע ההתרמה, בניגוד למטרת אירוע היכרות עם פעילות העמותה (הגדלת התהודה הציבורית) או ערב הוקרה- היא גיוס כסף, והרבה כסף לפעילות העמותה. על אירוע כזה להפיק רווח גם לאחר שמפחיתים את שאר הוצאות ההפקה והפרסום, וכמובן- את עלות שעות העבודה עבור ערב ההתרמה. אם בסוף הערב לא נותר רווח מה’דינר’- העבודה כולה הייתה לריק.

בשל כך, כבכל דבר- יש לפעול על פי אסטרטגיה ותכנון נכון של האירוע בשלל היבטיו. יש להקים צוות היגוי וחשיבה שיוכלו מצד אחד לחשוב על כל הפרטים, גדולים כקטנים בהפקת האירוע, ומצד שני- לגייס את המשאבים הכספיים והתרומות בשווי כסף הנדרשים לאירוע כזה. יש להכין תוכנית עבודה מובנית ולמקד את כל הפעולות עבור ביצוע התוכנית.

3. פרויקטור-על לריכוז הקצוות
כדי להימנע ממצב שבו “דברים נופלים בין הכיסאות”, וחברי צוות ההפקה מטילים אחריות זה על זו- יש לקחת פרויקטור- על, שהוא זה שיפקח על ביצוע ההפקה מחד, והוא זה שירכז את כל הפרטים הקטנים מאידך. לפרויקטור חייבות להיות תכונות אופי עיקריות כמו: החלטיות, הנהגה, תמיכה, יחסי אנוש מעולים, ויכולת עשיה, הפקה וביצוע, שהם אלו שמהווים את אחד הפרמטרים להצלחה הברוכה של ערב ההתרמה.

4. אורח כבוד- ספונסר
בחירת אורח הכבוד מהווה לעיתים את אחד המכשולים הגדולים לקראת הפקת דינר. לפני פנייה למספר אורחי כבוד פוטנציאליים – מומלץ לבוא עם תוכנית ברורה, רציונלית, בעלת היבטים עסקיים, הממחישה בדיוק “מה אנחנו הולכים לעשות בערב זה”. כל זאת אמור להיות מוצג כחלק מהחזון הארגוני ומטרת ערב ההתרמה- מימוש החזון, ופיתוח יוזמות חדשניות בארגון.

5. חסויות
גיוס החסויות לערב, הוא אחד הפרויקטים העיקריים, אך בצורה נכונה- ניתן לעשות זאת ביתר קלות. גיוס החסויות אמור להינתן הן על ידי תשלום כספי עבור פרסום בעת האירוע, הן על ידי פרסום ב”ספר הכבוד”, הן על ידי התנדבות (כמו דמות מוכרת בעולם ההנחיה- שמתנדבת להנחות את האירוע ללא תשלום), והן על ידי תרומות בשווי כסף (כמו חברת יין שמביאה לאירוע את מגוון היינות הטובים שברשותה). כשמתכוננים מראש לערב התרמה, תוך פרק זמן סביר להכנה ולהפקה- ניתן לגייס חסויות משמעותיות, ולחסוך בעלויות ההפקה הרבות.

6. תוכנית טובה
תוכנית טובה היא אחד המרכיבים המרכזיים להצלחת הערב. בהבאת התוכנית יש לחשוב על קהל היעד שמגיע לאירוע מחד, ועל תכני העמותה מאידך. הכרתי מנכ”ל עמותה שאהב מאד ערבי חזנות והשקיע הון עתק בהבאת מקהלת חזנים מרגשת לדינר שערך, אך קהל היעד היה צעיר, לא דתי, שחזנות- אמנותית ככל שתהיה- רחוקה ממנו מאד. אותו מנכ”ל לא הבין מדוע אין אנשים המעוניינים לבוא ל’דינר’ היוקרתי שלו, ונאלץ למלא את האולם על ידי מתן כרטיסים בחינם… מובן, שערב כזה לא היה מהנה עבור הקהל וכמובן- לא נשא את פירות ההכנסות אליהם קיוו להגיע.

תגובות

comments

פורסם בקטגוריה כללי, עם התגים , , , , , , , . אפשר להגיע לכאן עם קישור ישיר.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *